Code de conduite Ubisoft

1.1 Bien-être au travail

Ubisoft s’engage à offrir un environnement de travail sûr, tant sur le plan de la santé mentale et physique qu’en termes d’équilibre durable entre vie professionnelle et vie privée.

Au cours du processus de création d’un jeu de grande qualité et d’envergure internationale, il peut y avoir des périodes de travail intense dans toute l’entreprise. Ubisoft veillera à ce que ces phases de travail intense soient soigneusement supervisées dans nos studios et filiales et réduites au minimum. Les équipes peuvent également s’adresser aux équipes des Ressources Humaines en cas de questions relatives à leur bien-être au travail.

1.2 Sécurité physique sur le lieu de travail

Ubisoft s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires pour garantir la sécurité physique des équipes en s’assurant que tous les espaces de travail respectent les réglementations locales et en élaborant et testant des plans d’intervention d’urgence. Les collaborateurs et collaboratrices doivent également faire preuve de vigilance quant aux actions qui peuvent avoir un impact sur la santé et la sécurité de leurs collègues.

Les collaborateurs et collaboratrices doivent en outre connaître les procédures d’urgence en vigueur sur leur lieu de travail.

De l’alcool peut occasionnellement être servi dans les bureaux d’Ubisoft ou lors d’événements. Cependant, la consommation, la possession ou la vente de drogues illégales et l’abus d’alcool sont strictement interdits. L’état d’ébriété ou l’influence de substances illicites ne sera jamais considéré comme une excuse en cas de manquement au Code de Conduite.

Enfin, la détention d’armes réelles, en état de marche, est strictement interdite dans les locaux d’Ubisoft. Les équipes doivent s’assurer que les prototypes d’armes factices nécessaires à notre activité en production ou au marketing sont entièrement neutralisées et stockées en toute sécurité.

1.3 Respect au travail

Ubisoft s’engage à garantir un environnement de travail respectueux. Toutes les personnes doivent participer à cet effort et traiter avec respect leurs collègues, les joueurs et les joueuses, les membres des communautés, et les partenaires externes. Ce principe s’applique à toute relation de travail, sur le lieu de travail, lors d’événements professionnels ou en ligne.

Chez Ubisoft, une attitude professionnelle et respectueuse est attendue à tout moment, y compris dans des situations difficiles ou lorsque des sujets controversés sont abordés. Ces incivilités peuvent par exemple s’incarner dans des comportements tels que crier sur quelqu’un, taper du poing sur la table en signe de frustration ou encore utiliser un langage vulgaire. Ces comportements et les autres comportements similaires vont à l’encontre de la culture d’Ubisoft de respect mutuel.

Si la célébration fait partie intégrante de notre culture d’entreprise, une attitude respectueuse doit également se manifester dans ces moments de travail plus décontractés.

Ubisoft attend de toutes et tous que les plaisanteries faites ne soient jamais blessantes, discriminatoires ou irrespectueuses. De plus, si les équipes peuvent tout à fait célébrer une réalisation ou une étape franchie avec enthousiasme, elles se doivent de respecter des limites raisonnables.

1.4 Diversité et inclusion

Chez Ubisoft, notre objectif est de représenter la diversité du monde dans lequel nous vivons. Créer une culture d’inclusion et d’appartenance est d’une importance capitale. La communauté Ubisoft doit permettre la participation active et l’inclusion de chaque collaborateur et collaboratrice.

Ubisoft s’engage à améliorer continuellement la diversité de ses équipes par le recrutement et les promotions, ainsi qu’à soutenir des initiatives telles que les Employee Resource Groups (ou ERGs), les politiques et les processus qui permettent de renforcer la diversité et l’inclusion au sein de notre entreprise et de notre culture.

Ubisoft attend un soutien de la part de l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices relatif à l’engagement de l’entreprise en faveur de la diversité et de l’inclusion. Cet engagement se traduit par la lutte contre tout préjugé potentiel, par un comportement solidaire et inclusif et par le fait de veiller à ce que nos décisions en matière d’embauche, de promotion ou de salaire soient basées sur ce que chaque personne apporte ou pourrait apporter à l’entreprise, comme son talent, ses compétences, son point de vue et son expérience.

1.5 Non-discrimination

Ubisoft s’engage à ne pas prendre de décisions liées à l’emploi susceptibles de nuire aux équipes ou aux candidates et candidats sur la base d’une caractéristique protégée.

Ubisoft s’engage à établir une culture d’entreprise qui responsabilise chaque collaborateur et collaboratrice et garantit la sécurité et le respect de toutes et tous. La discrimination de quelque nature que ce soit n’a pas sa place chez Ubisoft.

L’entreprise s’engage à appliquer une politique de tolérance zéro, ce qui implique que si un collaborateur ou une collaboratrice vient à enfreindre ce principe, quel que soit son poste, des mesures disciplinaires pourraient s’appliquer.

1.6 Prévention du harcèlement, du harcèlement sexuel et de l’intimidation

Ubisoft a la responsabilité d’offrir un environnement sûr dans lequel nos équipes se sentent protégées.

Afin de s’acquitter de cette responsabilité, Ubisoft ne tolère aucune forme de harcèlement, harcèlement sexuel ou d’intimidations.

Ubisoft s’engage à examiner et à répondre à tous les cas de harcèlement présumés, de harcèlement sexuel ou d’intimidation signalés parmi les collaborateurs ou collaboratrices et à imposer des sanctions le cas échéant.

Cet engagement s’étend au harcèlement exercé par nos partenaires ou nos joueurs et joueuses contre les collaborateurs ou collaboratrices d’Ubisoft, par exemple dans le cadre de nos communautés de joueurs et joueuses en ligne.

1.7 Relations personnelles au travail

Les relations personnelles au travail peuvent être une source potentielle de conflits d’intérêts, car elles sont susceptibles d’affecter la capacité d’un collaborateur et collaboratrice à agir dans le meilleur intérêt pour Ubisoft et pour les équipes en général.

Ubisoft s’engage à respecter la vie privée de ses collaborateurs et collaboratrices. Cependant, Ubisoft considère que lorsqu’une personne a le pouvoir et/ou l’autorité sur une autre en termes d’embauche ou de conditions d’emploi, alors les relations personnelles représentent un conflit d’intérêts. Ubisoft attend de ses collaborateurs et collaboratrices qu’ils agissent de manière responsable lorsqu’une relation personnelle risque d’affecter leur impartialité ou de créer un conflit d’intérêts. Dans pareil cas, Ubisoft demande expressément à ses collaborateurs et collaboratrices qu’ils déclarent ladite relation à leur responsable RH.

Ubisoft s’engage également à prévenir tout abus de pouvoir susceptible de résulter de relations personnelles au sein d’une même ligne hiérarchique.

Par exemple, il peut s’agir d’une situation dans laquelle le ou la manager a une relation amoureuse ou personnelle avec un collaborateur ou une collaboratrice et doit décider de lui attribuer une promotion.

Si vous avez connaissance d’un conflit d’intérêts au travail, d’un cas de favoritisme par exemple, signalez-le à votre manager direct ou à l’équipe des Ressources Humaines.

Pour plus d'information sur les conflits d'intérêts, consultez la rubrique 3.6.

1.8 Place de la politique et de la religion dans un environnement de travail neutre

La diversité des équipes est synonyme de points de vue et d’horizons divers. Il est donc de notre responsabilité à tous de créer un environnement de travail politiquement et religieusement neutre et respectueux.

Ubisoft s’engage à respecter le droit de chaque collaborateur et collaboratrice à la liberté d’expression, de pensée et de croyance et ne discrimine personne sur cette base. Ubisoft ne tolérera aucune violence ni injure contre ses collaborateurs et collaboratrices, y compris le harcèlement et l’intimidation, en raison de leurs opinions politiques ou croyances religieuses, que ce soit sur le lieu de travail, sur les réseaux sociaux internes ou sur les plateformes en ligne.

Ubisoft attend également de ses équipes qu’elles contribuent à maintenir la neutralité d’Ubisoft et qu’elles ne se lancent en aucune manière dans un prosélytisme religieux ou politique sur le lieu de travail.

Ubisoft demande à ses collaborateurs et collaboratrices de garder à l’esprit lors de discussions sur la religion ou la politique que ces sujets peuvent être plus sensibles pour certaines personnes que pour d’autres. Tous et toutes doivent également veiller à ce que toute déclaration publique d’opinions politiques ou religieuses n’implique aucunement l’entreprise.

Ubisoft a pour principe de ne soutenir aucune organisation affiliée politiquement ou religieusement. Toutefois, si vous pensez qu’il existe des circonstances atténuantes et que vous souhaitez vous associer à une organisation de ce type, vous devez obtenir l’approbation du département RSE dans le cas d’ONG, ou du département des affaires générales dans le cas d’institutions publiques.

1.9 Travailler ensemble : principes directeurs

Chez Ubisoft, nous partageons tous et toutes la responsabilité de créer un environnement de travail inclusif, respectueux et créatif dans lequel chacun et chacune peut s’épanouir. Ainsi, nous devons toutes et tous respecter les principes suivants qui dictent la manière dont nous devons travailler ensemble :

Nous sommes toutes et tous attentionné·e·s. Nous voulons agir avec empathie. Nous n’hésitons jamais à offrir notre aide, sachant que nous pouvons également compter sur le soutien des autres lorsque nous en avons besoin.

Nous sommes toutes et tous ouvert·e·s d’esprit. Nous apprécions de bénéficier du point de vue qui n’est pas le nôtre et croyons que les discussions ouvertes permettent d’apprendre les uns des autres et conduisent à une compréhension mutuelle.

Nous formons une seule équipe. Nous avons l’esprit d’équipe. Chacune et chacun d’entre nous contribue, avec son talent personnel, à accomplir une mission commune. Notre diversité de parcours, de cultures et de profils alimente notre créativité.

2.1 Expériences de jeu inclusives et accessibles dès la conception

Les jeux doivent être accessibles à tous et toutes.

Ubisoft s’engage donc à développer des jeux qui créent des expériences positives pour tous les joueurs et joueuses et reflètent la diversité du monde dans lequel nous vivons.

Ubisoft attend des collaborateurs et collaboratrices que chaque expérience, événement, produit, service, site Web et communication soit conçue en gardant la diversité, l’inclusion, l’équité et l’accessibilité à l’esprit, afin qu’ensemble, nous puissions éliminer les obstacles potentiels et favoriser des expériences de jeu saines et inclusives.

Ubisoft fera en sorte que les joueurs, joueuses et leurs familles puissent faire des choix éclairés sur nos produits. Un étiquetage approprié, des classifications d’âge et d’autres informations pertinentes seront mis à disposition pour garantir un choix de jeu adapté.

Ubisoft s’efforce également d’être juste et transparent dans son approche de la monétisation dans les jeux, tout en offrant des expériences de jeu divertissantes, convaincantes et immersives et en garantissant la sécurité et le bien-être des joueurs et joueuses.

2.2 Les équipes Ubisoft en tant que joueurs et joueuses

Ubisoft a fourni des directives et des règles que tous les joueurs ou joueuses, partenaires et collaborateurs ou collaboratrices doivent respecter en cas de participation à des activités associées aux jeux ou services d’Ubisoft en ligne et hors ligne. Celles-ci sont détaillées dans le « Code de conduite du joueur et de la joueuse d’Ubisoft : notre façon de jouer ».

Ubisoft attend également des collaborateurs et collaboratrices qu’il n’y ait jamais d’utilisation à mauvais escient des informations obtenues dans le cadre de leur emploi chez Ubisoft lorsqu’ils ou elles jouent à des jeux Ubisoft afin d’en tirer un avantage injustifié. Cela inclut de gagner aux dépens d’autres joueurs et joueuses ou d’obtenir des récompenses dans un jeu grâce à des informations confidentielles.

Enfin, qu’il s’agisse de jeux Ubisoft ou de jeux créés par la concurrence, l’entreprise attend en outre de ses collaborateurs et collaboratrices que les règles soient respectées et que leur conduite soit exemplaire. Lorsque les collaborateurs et collaboratrices jouent à des jeux ou évoluent au sein de communautés dans leur temps libre, il est également important de ne pas donner l’impression d’agir au nom de la société.

2.3 Sécurité et confiance du joueur et de la joueuse

Ubisoft met tout en œuvre pour créer des communautés exemptes de toute forme de triche, de harcèlement, de discours haineux ou de tout autre comportement abusif ou inapproprié.

L’entreprise utilise des outils internes pour éviter activement toute action susceptible de nuire au bien-être de nos communautés. Nous donnons également à nos joueurs et joueuses la possibilité de signaler toute mauvaise conduite, soit via nos fonctionnalités de signalement, soit en contactant directement nos « community managers ». Ubisoft s’engage à enquêter et à prendre des mesures chaque fois qu’un comportement inapproprié est avéré.

Ubisoft exige de ses collaborateurs et collaboratrices que tout soit mis en œuvre pour créer un environnement de jeu sûr et positif, aussi bien dans leurs fonctions de concepteur ou conceptrice de jeu vidéo que dans leur expérience de joueur ou joueuse. Ubisoft attend également de ses équipes qu’elles signalent tout manquement dont elles seraient témoins ou victimes au sein des communautés Ubisoft, comme sur nos forums, etc.

Liens :

• Player Code of Conduct: The way we play
• Centre de relations avec les consommateurs
• Charte d'utilisation des données personnelles
• Conditions d'utilisation des services d'Ubisoft

3.1 Traitement équitable des partenaires

Ubisoft s’engage à traiter équitablement ses partenaires à chaque étape de ses relations professionnelles. Cela implique que l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices veillent à respecter un certain nombre de règles.

Cela commence par un appel d’offres ouvert et concurrentiel, où les contacts personnels ne contournent pas les processus d’acquisition officiels.

Ensuite, il s’agit de contacter les personnes expertes en interne afin de se préparer à toute négociation et de ne jamais divulguer des informations pendant un processus d’appel d’offres qui pourraient donner à un fournisseur un avantage injuste par rapport à un autre.

L’entreprise attend également des équipes qu’elles respectent les accords écrits et ne demandent jamais aux fournisseurs de travailler gratuitement ou sans contrat.

Dans le cadre du processus ci-dessus, Ubisoft attend de ses collaborateurs et collaboratrices qui traitent directement avec les partenaires de s’assurer que tous les processus d’acquisition et juridiques sont strictement appliqués, de veiller à ce que les partenaires respectent les droits de l’Homme, de la Femme et les libertés fondamentales, et s’acquittent de leurs responsabilités en matière de santé, de sécurité de leurs équipes et d’environnement. De même, les collaborateurs et collaboratrices doivent tenir compte de l’analyse des risques en matière de responsabilité sociale et de corruption dans le cadre de leur sélection et réévaluer régulièrement les partenaires existants. En suivant le processus approprié, vous aidez Ubisoft à respecter ces engagements.

Les collaborateurs et collaboratrices doivent signaler à un manager, à l’équipe chargée des achats ou via le système de signalement en place toute action menée par ou envers nos partenaires et qui entre en conflit avec ce Code de Conduite.

Pour plus d'information sur les conflits d'intérêts, consultez la rubrique 3.6.

3.2 Restrictions commerciales et contrôles à l'exportation

En tant qu’entreprise opérant dans le monde entier, Ubisoft se conforme aux réglementations relatives aux contrôles à l’exportation, aux sanctions économiques internationales et aux restrictions commerciales.

Les sanctions économiques et commerciales restreignent les relations avec certains pays ou individus. Pour certains pays, ces sanctions équivalent à des embargos complets à l’exportation et à l’importation, ce qui signifie que tout type de commerce ou autre activité commerciale avec ce pays est interdit.

Les « contrôles à l’exportation » réglementent la circulation de certaines marchandises considérées comme sensibles, telles que des informations ou des technologies de valeur, par exemple en exigeant des licences gouvernementales autorisant leur passage aux frontières.

Les collaborateurs et collaboratrices d’Ubisoft s’engagent :

• Dans le cadre de nos activités d’achat, à ne pas contractualiser avec des partenaires situés dans des territoires/pays soumis à des sanctions/embargos complets ou avec des partenaires soumis à des sanctions individuelles.

• Dans le cadre de nos activités de distribution, à ne pas proposer nos produits ou services dans ces territoires/pays (directement ou par l’intermédiaire de distributeurs).

Le non-respect de ces règles peut entraîner des sanctions sévères ou des amendes et nuire à notre réputation. Contactez le service juridique si vous avez des questions, notamment sur la liste des territoires et pays soumis à des embargos.

3.3 Lutte contre la corruption et le trafic d'influence

Ubisoft s’engage à mener ses activités avec intégrité, transparence, en conformité avec les réglementations en vigueur et à adopter une politique de tolérance zéro en matière de corruption et de trafic d’influence sous toutes leurs formes et en toutes circonstances.

Ubisoft attend de chaque collaborateur et collaboratrice le respect de cette approche de tolérance zéro en matière de corruption et de trafic d’influence, et la participation aux sessions de formation correspondantes.

Cela implique de ne jamais :

• solliciter, promettre, autoriser, offrir ou accepter quoi que ce soit de valeur ou tout autre avantage en échange d’un avantage indu ou en vue d’influencer une décision ;

• payer ou fournir quoi que ce soit de valeur à un agent public afin de l’inciter à exercer ses fonctions ou à les exercer plus rapidement (paiements de facilitation) ;

• participer à une prise de décision (par exemple, la sélection d’un partenaire) dans laquelle le collaborateur ou la collaboratrice pourrait être influencée par un conflit d’intérêts ;

• recourir à un intermédiaire pour effectuer des paiements inappropriés ou des pots-de-vin.

Tout manquement à ces principes peut entraîner des mesures disciplinaires et exposer les personnes concernées ainsi que le Groupe à des sanctions civiles et pénales.

La lutte contre la corruption et le trafic d’influence est de la responsabilité de tous et toutes.

Ubisoft attend de chaque collaborateur et collaboratrice que la vigilance soit de mise et que tout fait de corruption, de trafic d’influence ou toute situation qui s’y apparente via le dispositif d’alerte en ligne Whispli.

Pour plus d'information sur les conflits d'intérêts, consultez la rubrique 3.6. A propos des cadeaux et invitations, consultez la rubrique 3.4. Concernant l'engagement communautaire, consultez la rubrique 5.1.

3.4 Cadeaux et invitations

Les cadeaux et invitations font partie intégrante de la vie des affaires lorsqu’ils constituent des marques de courtoisie permettant d’entretenir des relations professionnelles de qualité.

Toutefois et dans certaines circonstances, les cadeaux et invitations peuvent s’apparenter ou être perçus comme des actes de corruption et être considérés comme un moyen d’influencer une décision en faveur d’Ubisoft, d’un tiers ou d’un individu.

Ubisoft s’engage à éviter tout cadeau ou invitation qui pourrait être perçu comme un acte de corruption ou un agissement malhonnête.

Ubisoft attend donc de tous les collaborateurs et collaboratrices qu’ils veillent, en toutes circonstances, à ce que les cadeaux et invitations, donnés ou reçus :

• ne soient pas effectués lors d’une période inappropriée telle que lors d’une procédure d’appel d’offres ou d’évaluation de partenaires, de négociations, de signature ou de renouvellement de contrats, de clauses contractuelles, etc. ;

• n’entrainent aucune obligation, aucune influence, aucune contrepartie ou avantage indu en retour ;

• soient raisonnables : en respectant les seuils financiers annuels déclinés par pays tels que définis dans la politique relative aux cadeaux et invitations d’Ubisoft ;

• soient occasionnels, c’est-à-dire non réguliers, non fréquents ou non systématiques ;

• soient transparents, en étant offerts ou reçus ouvertement et de façon non dissimulée ;

• soient conformes aux procédures, lois et règlements locaux applicables.

Tout manquement à ces principes et violation de la politique Groupe relative aux cadeaux et invitations peut entraîner des mesures disciplinaires et exposer les personnes concernées ainsi que le Groupe à des sanctions civiles ou pénales.

Le Groupe attend de ses collaborateurs et collaboratrices que la politique concernant les cadeaux et invitations soit respectée. Cette dernière traite également des repas et voyages d’affaires, ainsi que de la prise en charge des frais d’hôtel engendrés lors d’évènements professionnels.

Pour plus d'information sur la lutte contre la corruption et le trafic d'influence, consultez la rubrique 3.3.

3.5 Lobbying responsable

Ubisoft agit dans un esprit de collaboration, de transparence et d’intérêt commun avec les institutions publiques, telles que les organismes gouvernementaux et les autorités locales. Uniquement les collaborateurs et collaboratrices autorisées peuvent représenter Ubisoft lors de discussions avec des organismes gouvernementaux ou institutionnels.

Ubisoft s’engage à veiller à ce que toutes ses activités liées au lobbying soient menées de façon légale et éthique. Nous attendons de nos partenaires qu’ils suivent la même ligne de conduite.

Les collaborateurs et collaboratrices autorisées à mener des activités de lobbying et les activités elles-mêmes sont déclarées auprès des autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

Si Ubisoft fait appel à un individu ou à une organisation pour l’assister dans ses activités liées au lobbying, celui ou celle-ci doit également faire preuve de transparence quant à sa mission avec Ubisoft et observer les règles de l’entreprise concernant les cadeaux, les invitations et la corruption.

En tant que collaborateur ou collaboratrice, vous ne pouvez pas solliciter directement ou indirectement une personne élue, une personnalité officielle, un membre d’un ministère ou d’un organisme rattaché au gouvernement sur toute question relative à Ubisoft. Si vous avez besoin d’une intervention des pouvoirs publics sur un sujet quel qu’il soit, veuillez contacter le département des affaires corporatives.

En cas de sollicitation directe ou indirecte par une personne élue, une personnalité officielle, un membre d’un ministère ou d’un organisme rattaché au gouvernement sur un sujet relatif à Ubisoft, vous devez transmettre la demande au département des affaires corporatives.

En cas d’invitation à siéger au Conseil d’administration d’un organisme en lien avec des institutions gouvernementales, une ONG ou un organisme de représentation, ou bien en cas d’invitation à participer à une mission organisée par un tel organisme, vous pourriez avoir le statut de représentant ou représentante d’Ubisoft.

Dans ce cas, vous devez vous assurer de préciser que vous agissez à titre strictement personnel. Si vous avez le moindre doute sur une invitation que vous avez reçue et sur le fait d’avoir été invité à titre personnel, posez-vous les questions suivantes :

• Comment l’invitation m’est-elle parvenue : vous a-t-on contacté via votre adresse e-mail professionnelle ?

• Les droits d’adhésion à cet organisme sont-ils payés par Ubisoft ? Ubisoft finance-t-il l’organisme ?

• Comment votre affiliation avec Ubisoft est-elle perçue par l’organisme qui vous a invité : avez-vous reçu l’invitation parce que vous travaillez pour Ubisoft ?

Si la réponse à l’une de ces questions est positive, vous devez contacter le département des affaires corporatives.

Quoi qu’il en soit, si vous représentez Ubisoft à quelque titre, il est essentiel de souligner les points suivants :

• Vous devez vous assurer que le département des affaires corporatives est informé de votre participation au conseil d’administration de tout organisme lié à un gouvernement/des institutions/une ONG/un organisme de représentation, ou à toute mission spécifique organisée par un tel organisme.

• Vous devez suivre une sensibilisation pour reconnaître et éviter les conflits d’intérêts et devez connaître les positions d’Ubisoft sur les dossiers discutés ou à l’ordre du jour. Vous ne devez en aucun cas dénaturer les positions d’Ubisoft ou présenter vos propres idées comme étant celles de l’entreprise.

• Après tout événement/réunion externe ou lorsque vous participez activement à la gestion d’une institution/association, vous devez informer le département des affaires corporatives des discussions afin que nous puissions développer nos positions sur les dossiers en cours ou à venir.

Liens:

• Whispli Speak-up System

3.6 Conflits d'intérêts

Ubisoft s’efforce de créer un environnement de travail dans lequel les décisions sont prises de manière équitable et dans le meilleur intérêt de l’entreprise.

Cependant, les collaborateurs et collaboratrices peuvent parfois rencontrer des situations de conflit d’intérêts : leur intérêt personnel, ou celui d’individus ou entités qui leur sont associées, peut entrer en conflit avec l’intérêt d’Ubisoft.

Peu importe que les intentions soient bonnes, le fait que la situation s’apparente à un conflit d’intérêts peut avoir des répercussions négatives et juridiques pour Ubisoft et les personnes concernées.

Les conflits d’intérêts peuvent parfois révéler des situations de corruption, de trafic d’influence ou de favoritisme.

Ubisoft attend de ses collaborateurs et collaboratrices que leurs actions soient conduites avec intégrité, impartialité, équité et dans le respect de la loi. En cas de confrontation réelle ou soupçonnée à une situation de conflit d’intérêts, les collaborateurs et collaboratrices doivent immédiatement en informer leurs managers avant de prendre toute décision.

Les collaborateurs et collaboratrices sont invitées à signaler tout conflit d’intérêts ou toute situation qui s’y apparente via le dispositif d’alerte en ligne Whispli.

Exemples de situations de conflits d’intérêts :

• Un proche ou un membre de la famille d’un collaborateur ou d’une collaboratrice possède une entreprise qui souhaite travailler avec Ubisoft. Si le collaborateur ou la collaboratrice est en position de décider d’attribuer, ou non, un contrat à un membre de sa famille ou un de ses proches, il s’agit d’un conflit d’intérêts puisque l’entreprise concernée pourrait bénéficier d’un traitement de faveur injustifié.

• Un collaborateur ou une collaboratrice intervient afin de favoriser le recrutement de l’un de ses proches chez Ubisoft.

• Un collaborateur ou une collaboratrice participe à un projet qui peut entrer en compétition avec les activités d’une organisation au sein de laquelle il exerce des fonctions.

Pour plus d'information sur les relations personnelles au travail, consultez la rubrique 1.7.

3.7 Respect d'une concurrence ouverte et équitable

Ubisoft s’engage à faire preuve d’équité dans ses relations avec ses concurrents, clients et partenaires.

Dans la pratique, cet engagement signifie que nous n’engageons jamais de débat avec nos concurrents sur la tarification ou la segmentation du marché, et n’adoptons aucun comportement susceptible de restreindre la concurrence et de faire augmenter les prix.

En outre, Ubisoft sélectionne ses partenaires de manière objective et ne choisit jamais ses fournisseurs, distributeurs et autres partenaires commerciaux en vertu d’un accord avec ses concurrents.

Ubisoft attend de l’ensemble de ses collaborateurs et collaboratrices que ces principes soient connus et compris, en particulier si des interactions directes ou indirectes sont prévues avec nos concurrents dans le cadre de leurs fonctions.

3.8 Prévention du blanchiment de capitaux

Le blanchiment de capitaux consiste à donner une apparence légitime à des capitaux qui proviennent en réalité d’activités illicites. Les entreprises sont parfois prises pour cible par les criminels, qui y voient une occasion de blanchir des capitaux grâce aux actifs de l’entreprise.

Ubisoft s’engage à prévenir le blanchiment de capitaux sous toutes ses formes.

Le blanchiment de capitaux peut prendre diverses formes. Nous devons faire preuve de vigilance face à ces risques afin de préserver la réputation de l’entreprise, de conserver la confiance de nos actionnaires, partenaires commerciaux, joueurs, joueuses, et d’éviter de lourdes amendes et sanctions pénales.

Ubisoft attend de ses équipes qu’elles restent attentives aux signes de potentiels blanchiment de capitaux, notamment si elles travaillent avec des partenaires externes. Ces signes incluent :

• des versements qui semblent inhabituels, notamment s’ils sont plus importants que prévu, dans la mauvaise devise ou s’ils proviennent de comptes ou partenaires inconnus ;

• les situations dans lesquelles les partenaires insistent sur un paiement en espèces ;

• les paiements accompagnés de documents qui ne correspondent pas à la prestation escomptée ;

• les opérations pour lesquelles la méthode de paiement requise n’est pas transparente, fiable ou dûment enregistrée.

Pour limiter les risques, les collaborateurs et collaboratrices doivent se conformer aux clauses et processus contractuels, s’assurer que nos transactions sont enregistrées de manière transparente, exacte et complète, déclarer tout conflit d’intérêts, éviter les paiements en espèces et élaborer nos systèmes de monétisation dans nos jeux de manière réfléchie.

Liens :

• Whispli Speak-up System

4.1 Protection des informations confidentielles

L’industrie du jeu vidéo est très concurrentielle et le succès d’Ubisoft repose sur sa capacité à développer de nouveaux contenus aussi surprenants que palpitants pour ses joueurs et joueuses. Cela ne peut fonctionner que si nous protégeons nos informations confidentielles.

Ubisoft s’engage à protéger toute information sur ses jeux, logiciels, projets, budgets, stratégies ou toute autre information n’ayant pas été communiquée au public.

Même après qu’un jeu a été annoncé, nous devons continuer à protéger toute information confidentielle inédite. Les fuites, rumeurs et autres conjectures erronées peuvent entraîner une perte financière, miner le moral de nos équipes et nuire à notre réputation et à la confiance que nous accordent nos partenaires.

L’ensemble des collaborateurs et collaboratrices est responsable de la protection des informations confidentielles auxquelles l’accès est possible. Il s’agit de veiller à ne les communiquer qu’aux personnes qui en ont besoin, et uniquement une fois en place les mesures de protection appropriées, comme la signature préalable d’un accord de confidentialité.

Cette responsabilité leur incombe lorsque les équipes interagissent avec des partenaires externes, mais également avec leurs collègues. Ubisoft attend également de ses collaborateurs et collaboratrices qu’aucune communication, aucune information confidentielle ne soit partagée à leurs familles et cercle amical, même par mégarde, hors des locaux professionnels et en particulier dans des lieux publics, comme les transports en commun.

Les collaborateurs et collaboratrices doivent utiliser les outils qui s’offrent à eux, tels que les bannières de classification, les noms de code de projets, etc. Les mots de passe doivent également être régulièrement mis à jour et tout vol d’appareil doit être signalé. Les connexions Wi-Fi publiques ne doivent pas être utilisées pour des activités à caractère professionnel.

4.2 Protection des informations privilégiées

En tant que collaborateurs ou collaboratrices d’une entreprise cotée, nous devons respecter de strictes obligations légales en matière d’informations privilégiées, dont la violation entraîne d’importantes amendes et sanctions pénales. Le respect de ces obligations est également essentiel au maintien de la confiance dans la gouvernance d’Ubisoft.

Par information privilégiée, nous entendons toute information précise et non publique qui, si elle était rendue publique, aurait une influence sensible sur le cours de l’action Ubisoft. En règle générale, si une information non publique est susceptible d’influer sur la décision d’un investisseur d’acheter ou de revendre des actions, cette information doit être protégée. Le délit d’initié consiste à utiliser ces informations afin de jouir d’un avantage déloyal dans l’achat ou la vente d’actions Ubisoft ou de tout autre instrument financier. Il s’agit d’une grave infraction pénale.

Ainsi, Ubisoft s’engage à protéger ses informations privilégiées et à lutter contre tout manquement ou délit d’initié.

Ubisoft attend donc de ses collaborateurs ou collaboratrices détenant des informations privilégiées que ces dernières ne soient pas divulguées, que ce soit à un autre collaborateur et collaboratrice d’Ubisoft ou à un organisme ou individu externe, et ce, jusqu’à ce que les informations en question aient été officiellement communiquées au public par Ubisoft.

Les personnes détenant des informations privilégiées doivent par ailleurs s’abstenir de réaliser toute opération sur les actions Ubisoft, ou sur les autres instruments financiers ou produits dérivés Ubisoft. Il leur est également interdit d’encourager d’autres personnes à le faire tant que les informations en question n’ont pas été rendues publiques.

Les collaborateurs ou collaboratrices qui viendraient à avoir connaissance d’informations privilégiées concernant un partenaire externe sont soumis aux mêmes obligations de confidentialité et d’abstention quant à la réalisation d’opérations sur les actions du partenaire.

Des personnes Référentes de la déontologie boursière ont été nommées pour guider les membres de l’équipe, les former et leur donner des conseils avant toute transaction.

Pour plus d’informations sur le sujet et sur les procédures mises en place par Ubisoft pour lutter contre le délit et manquement d’initié, vous pouvez consulter la Charte de déontologie boursière ainsi que la page Intranet dédiée.

Si vous avez des questions, veuillez contacter nos équipes référentes en déontologie boursière.

Sont susceptibles d’être considérées comme des informations privilégiées dans notre industrie : les informations relatives à des acquisitions significatives, les informations importantes relatives à la sortie d’un produit majeur ou relatives à nos futurs résultats financiers.

Par exception aux obligations de confidentialité, une information privilégiée peut être partagée avec un autre collaborateur et collaboratrice qui a besoin de la connaître pour assurer sa mission. Dans ce cas, l’information peut être partagée après accord d’un Référent de la déontologie boursière et de votre manager. Si un tiers est impliqué, un accord de confidentialité supplémentaire doit être signé.

4.3 Prendre la parole au nom d'Ubisoft

La réputation de notre entreprise et de nos équipes a des répercussions importantes. Nous avons donc mis en place des règles strictes quant aux personnes autorisées à parler en public au nom d’Ubisoft.

Seuls les porte-paroles désignés sont autorisés à représenter officiellement Ubisoft. Cela nous permet de protéger aussi bien nos investissements que notre réputation en évitant de divulguer par inadvertance des informations confidentielles ou propriétés intellectuelles. Cela nous évite également de faire à nos joueurs et joueuses des promesses que nous ne pouvons pas tenir, de tenir des propos allant à l’encontre de nos valeurs et de communiquer des informations erronées aux médias, analystes ou investisseurs.

Si un collaborateur ou une collaboratrice reçoit une demande des médias, analystes ou investisseurs sans avoir le statut confirmé de porte-parole officiel, il faut contacter le service des relations publiques ou de la communication, qui s’assurera que la demande est traitée de manière appropriée.

4.4 Usage personnel et professionnel des réseaux sociaux

L’engagement de respect mutuel et la protection de la réputation de l’entreprise et de ses équipes s’étendent également à l’utilisation des réseaux sociaux, aussi bien en externe qu’en interne, sur des plateformes telles que Mana et Arcade.

Ubisoft attend de ses collaborateurs et collaboratrices que la communication soit responsable et respectueuse, et que les informations confidentielles soient tenues secrètes. L’usage professionnel des réseaux sociaux par nos équipes doit être exempt d’agressivité ou de propos toxiques. Les collaborateurs et collaboratrices doivent faire preuve d’honnêteté et de respect lorsque nos jeux, joueurs, joueuses et collègues concurrents sont mentionnés.

En externe, les collaborateurs et collaboratrices ne doivent en aucun cas présenter de manière inexacte Ubisoft ou leur rôle dans l’entreprise, en affirmant par exemple que des publications privées sont des communications officielles ou en utilisant « Ubi » ou « Ubisoft » dans leurs noms de profil privés. Les collaborateurs et collaboratrices qui publient des messages sur les réseaux sociaux dans le cadre de leur travail chez Ubisoft doivent établir une séparation nette entre leurs comptes professionnels et privés.

En interne, sur les réseaux sociaux Ubisoft, l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices est encouragé à faire part de commentaires, critiques constructives, questions et suggestions. Chaque collaborateur et collaboratrice doit pouvoir bénéficier d’une écoute, mais jamais au détriment d’un collègue. Afin de créer un environnement de travail positif et enrichissant pour toutes ses équipes, Ubisoft ne tolérera pas :

• les contenus ou commentaires irrespectueux, que ce soit à l’encontre d’un utilisateur ou d’une utilisatrice, d’un groupe de personnes, de leurs opinions ou de leur travail/projet ;

• le contenu choquant, dont la nudité, la pornographie, le sang et la violence ;

• les virus, le piratage, les logiciels piratés ou tout autre contenu allant à l’encontre de la loi.

Les collaborateurs et collaboratrices qui publient des messages au sujet de projets Ubisoft sur les réseaux sociaux doivent travailler de concert avec les équipes de relations publiques, de communication et de community management pour s’assurer que ces messages sont conformes aux directives internes.

4.5 Protection des données de nos équipes, joueurs, joueuses et partenaires

En tant qu’entreprise respectueuse de la vie privée, nous nous engageons à protéger les données personnelles des membres de l’équipe, de nos joueurs, joueuses et de nos partenaires.

• Pour les collaborateurs et collaboratrices, cela signifie qu’Ubisoft ne collectera de données personnelles que lorsque c’est nécessaire, et pour un usage spécifique dans le cadre de l’emploi d’un individu. L’entreprise veillera alors à ce que leurs droits quant à l’accès, au contrôle, à la collecte, au stockage, au transfert, à la suppression et à la divulgation de ces données personnelles soient respectés. Pour s’assurer qu’Ubisoft s’engage à une « protection de la vie privée dès la conception », les collaborateurs et collaboratrices doivent contacter l’équipe (juridique) déléguée à la protection des données lorsqu’ils commencent un nouveau projet.

• Pour les joueurs et joueuses, cela signifie qu’Ubisoft leur fournit des informations sur leurs droits en matière de données et leur permet de prendre des décisions quant au partage, à la suppression ou confidentialité de leurs données. Les titulaires d’un compte Ubisoft doivent pouvoir modifier leur choix à tout moment depuis le site de gestion de compte Ubisoft.

Ubisoft attend de ses collaborateurs et collaboratrices que ces engagements ainsi que nos politiques connexes soient connus et respectés, notamment si leur rôle implique la gestion des données personnelles de nos équipes, joueurs, joueuses et partenaires.

Liens :

• Data Privacy Policy
• Whispli Speak-up System

4.6 Usage responsable des ressources de l'entreprise

Ubisoft s’engage à fournir à ses équipes le meilleur équipement et les meilleures ressources possible. Pour l’entreprise, ces ressources jouent un rôle crucial dans le développement des meilleures expériences possible pour les joueurs et joueuses.

Outre nos talentueuses équipes, les ressources informatiques, dont font partie les ordinateurs, les kits de développement et les serveurs, sont parmi les ressources les plus importantes de l’entreprise. Ces ressources professionnelles demeurent la propriété d’Ubisoft. Cela s’applique aux appareils Ubisoft et au contenu Ubisoft accessible aux équipes depuis leurs ordinateurs ou téléphones personnels.

Ubisoft attend de ses collaborateurs et collaboratrices qu’ils n’utilisent les ressources informatiques que dans le cadre d’activités autorisées et liées à l’entreprise. De plus, pour assurer la sécurité et la longévité de ces ressources, les collaborateurs et collaboratrices doivent utiliser une connexion sécurisée pour s’y connecter, correctement configurer leurs appareils et utiliser uniquement des services tiers ou des applications de type messagerie autorisés.

Les collaborateurs et collaboratrices ne doivent effectuer aucune action susceptible d’affecter le fonctionnement de nos ressources informatiques ou de causer un préjudice à Ubisoft.

Par ressources informatiques, nous entendons les appareils appartenant à l’entreprise, tout aspect de l’infrastructure informatique (comme notre réseau, notre espace de stockage, notre système de messagerie ainsi que nos connexions Internet et Intranet) ainsi que toutes les données pouvant y être stockées (comme les fichiers, les images, les logiciels et les e-mails).

Toutes les personnes ayant accès aux ressources informatiques Ubisoft (équipes, équipes des entreprises prestataires de services, intérimaires, stagiaires, etc.) doivent respecter les règles fixées par Ubisoft dans notre Politique sur l’utilisation des ressources informatiques.

Pour plus d’informations sur les utilisations appropriées des ressources informatiques, consultez la rubrique « Projets personnels liés aux activités d’Ubisoft ».

4.7 Projets personnels liés aux activités d'Ubisoft

Il va de soi que nos occupations en dehors du travail relèvent du domaine privé.

Cependant, si des activités personnelles causent un conflit, réel ou perçu, avec les intérêts d’Ubisoft ou ont une incidence sur la capacité des équipes à exercer leurs fonctions, nous attendons des collaborateurs et collaboratrices que le conflit d’intérêts potentiel soit communiqué à leurs managers et aux ressources humaines afin d’obtenir une autorisation écrite.

Parmi ces conflits d’intérêts, nous pouvons citer, entre autres, le développement de projets personnels qui peuvent entrer en compétition avec les produits Ubisoft, comme le développement/la publication de jeux vidéo, mais également la prestation de services ou les conseils bénévoles à une entreprise du milieu du jeu vidéo. Sont également des conflits d’intérêts le fait de siéger au conseil d’administration ou d’être un actionnaire minoritaire d’une start-up qui développe des jeux vidéo, des applications mobiles, etc.

Lorsque des conflits d’intérêts potentiels lui sont communiqués, Ubisoft fait de son mieux pour trouver des solutions dans l’intérêt des équipes et de l’entreprise.

5.1 Engagement associatif

Ubisoft s’engage à apporter une contribution positive aux communautés locales dans les sites où nous exerçons notre activité. Nous identifions et soutenons les organisations caritatives dont la raison d’être est en ligne avec les causes soutenues par Ubisoft, comme par exemple pour le programme « PLAY FOR GOOD ».

Les collaborateurs et collaboratrices doivent participer à ces activités de façon éthique et transparente. Ubisoft attend ainsi une vigilance de la part de ses collaborateurs et collaboratrices afin que :

• les journées de bénévolat, les partenariats ou les actions caritatives soient toujours effectués dans l’intérêt général (et ne soient pas destinés à un seul individu) et en accord avec les causes soutenues par Ubisoft ;

• les dons caritatifs ne soient pas effectués en espèces, sur des comptes bancaires ouverts au nom de personne physique, ni dans des juridictions qui ne sont pas liées à la mission du bénéficiaire du don ;

• les partenariats ou actions caritatives ne soient pas utilisés pour masquer des pratiques susceptibles d’être qualifiées de corruption ou de trafic d’influence ;

• les initiatives menées avec les communautés locales ne soient pas utilisées pour financer des activités politiques ou religieuses ;

• le partenaire ou l’organisation caritative soit fiable.

S’il n’y a pas d’autre choix que d’opter pour une organisation politique ou religieuse, veuillez contacter le département RSE.

Pour plus d’informations sur la lutte contre la corruption et le trafic d'influence, consultez la rubrique du Code de Conduite 3.3. Concernant la Diversité et l'Inclusion, consultez la rubrique 1.4. A propos de la place de la politique et de la religion dans un environnemnt de travail neutre, consultez la rubrique 1.8.

5.2 Protection de l'environnement

En tant que créateur de mondes, Ubisoft est également investi de la responsabilité d’aider à protéger le monde dans lequel nous vivons et s’est engagé à contribuer à la neutralité carbone.

Ubisoft s’engage à protéger la planète et tous ses collaborateurs et collaboratrices ont un rôle à jouer dans la réalisation de cet objectif. Il est toujours possible de faire plus pour protéger l’environnement et Ubisoft aspire à devenir l’une des entreprises motrices de ce sujet dans le milieu du jeu vidéo.

Ubisoft s’engage à surveiller et à réduire sans cesse son empreinte environnementale et à rendre compte régulièrement de la progression de son plan d’action.

En outre, Ubisoft s’emploie activement à promouvoir et à partager les meilleures pratiques avec ses partenaires d’affaires.

Ubisoft attend des équipes qu’elles fournissent des efforts pour contribuer à l’engagement environnemental de l’entreprise par le biais de leur travail chez Ubisoft, ainsi qu’au quotidien. Cela signifie notamment éteindre les lumières, le chauffage, la climatisation et tout autre appareil qui n’est pas en cours d’utilisation, mais également adopter un comportement d’achat raisonné.

5.3 Engagement à l'égard des droits de l'Homme

Ubisoft s’engage à respecter et à faire respecter les droits de l’Homme, de la Femme et les libertés fondamentales de ses équipes, de ses joueurs, joueuses et de ses partenaires dans les régions où opère l’entreprise.

En tant qu’entreprise multinationale, Ubisoft et tous ses collaborateurs et collaboratrices doivent être conscients de la nécessité de protéger les droits humains, notamment dans la chaîne d’approvisionnement. Dans le contexte de ses activités, Ubisoft s’engage à s’assurer que l’esclavage et la traite de personnes ne sont en aucun cas associés à l’entreprise.

De plus, Ubisoft se conforme à toutes les lois relatives aux droits humains dans ses zones d’opération et exige de tous ses partenaires d’affaires qu’ils en fassent de même. Nous respectons notamment les valeurs énoncées dans la Déclaration universelle des droits humains, les Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits humains ainsi que les conventions fondamentales de l’Organisation internationale du travail.

Ubisoft attend de ses équipes qu’elles connaissent les engagements de l’entreprise en matière de droits humains et qu’elles signalent tout comportement, que ce soit de collaborateurs ou collaboratrices ou de partenaires, qui va à leur encontre.

Liens :

• Communiqué d'Ubisoft sur la lutte contre l'esclavage et la traite d'êtres humains

6.1 Culture de la porte ouverte

Ubisoft s’engage à pratiquer la politique de la porte ouverte, qui permet à tout le monde de se sentir libre de participer aux discussions, présenter des idées et faire part de retours constructifs.

Cette politique s’applique également aux préoccupations que peuvent avoir les collaborateurs et collaboratrices. Aborder la question directement avec les personnes concernées ou votre manager direct est presque toujours la première étape adéquate.

Ubisoft attend de ses collaborateurs et collaboratrices que les comportements allant à l’encontre de ce Code de Conduite soient signalés dès que possible. Ces signalements, s’ils sont faits de bonne foi, sont non seulement la meilleure chose à faire, mais ils aident également à instaurer une culture de confiance dans laquelle nous sommes tous protégés. En outre, Ubisoft attend des managers et des équipes RH qu’ils écoutent, soutiennent et protègent les personnes à l’origine de ces signalements.

Il existe diverses façons d’exprimer une préoccupation et les collaborateurs et collaboratrices doivent utiliser celle qui est la plus adaptée à leur situation. Il leur est notamment possible de parler à leurs managers directs et aux responsables RH, ou utiliser les services locaux d’aide au signalement et les canaux disponibles à l’échelle du groupe. De plus, dans certaines régions, les équipes peuvent faire appel à des instances représentantes du personnel ou à une médiation externe. Nous avons conscience que les signalements en personne peuvent parfois être compliqués. Ubisoft a donc mis en place une plateforme de signalement, Whispli.

La plateforme Whispli est un canal de signalement anonyme mis à la disposition de tous et toutes pour signaler tout manquement au Code de Conduite. Cependant, les manquements liés à la corruption, au blanchiment de capitaux, au trafic d’influence ou aux conflits d’intérêts doivent impérativement être signalés via la plateforme Whispli.

Les rubriques suivantes vous fourniront davantage d’informations sur la manière dont les collaborateurs et collaboratrices d’Ubisoft peuvent utiliser la plateforme Whispli.

6.2 Politique de non-représailles et signalements de bonne foi

Quiconque participe à ce processus est protégé de toute forme de représailles.

Le signalement d’un manquement doit être simple, confidentiel et sans risque. Cela signifie que, si un collaborateur ou collaboratrice exprime un manquement de bonne foi, Ubisoft s’engage à adopter une politique de tolérance zéro à l’égard de toute action, directe ou indirecte, visant à punir le signalement d’un manquement. Si un individu exerce des représailles ou menace d’en exercer contre un collaborateur ou une collaboratrice, Ubisoft s’engage à prendre de sévères mesures disciplinaires à son encontre.

Aucune information ne sera divulguée à qui que ce soit sur un cas signalé, à moins qu’une telle mesure soit strictement nécessaire afin de mener l’enquête. Dans le cadre d’une enquête, si un lanceur d’alerte révèle son identité aux enquêteurs, Ubisoft protégera son identité.

Ubisoft attend néanmoins de ses collaborateurs et collaboratrices que les systèmes de signalement soient utilisés de bonne foi et que des faits avérés comme faux ne soient pas signalés dans le seul but de causer un préjudice indu ou à des fins personnelles.

Liens :

• Whispli Speak-up System

6.3 Traitement des signalements de manquements

Ubisoft s’engage à traiter tous les signalements de manquements et à mener l’enquête avec impartialité. Ubisoft s’engage également à protéger la confidentialité à toutes les étapes du processus de signalement et d’enquête. Les systèmes de l’entreprise ont été mis en place pour garantir que seul un petit nombre d’individus de la haute direction d’Ubisoft soit mis au courant de chaque cas.

Les procédures de signalement et d’enquête d’Ubisoft comprennent divers comités internes et externes, composés de personnes indépendantes et choisies de manière à garantir l’impartialité.

Les signalements peuvent être étudiés par des expertises internes ou, pour les dossiers les plus complexes, par des expertises spécialisées externes.

Les lanceurs d’alerte peuvent signaler les manquements sous couvert d’anonymat. Dans certains cas, ils peuvent être amenés à révéler leur identité, mais peuvent cependant choisir de ne pas le faire. Dans tous les cas, les collaborateurs et collaboratrices qui signalent un manquement reçoivent l’information de la fin de l’enquête.